ใช้ VPN กับ Microsoft 365 ต้องตั้งค่าอย่างไร

Microsoft 365 คือชุดบริการบนคลาวด์ ได้แก่ อีเมล ปฏิทิน พื้นที่เก็บไฟล์ เอกสารที่ใช้ร่วมกัน และแชต ซึ่งออกแบบให้เข้าถึงได้ผ่านอินเทอร์เน็ตทั่วไปด้วยการเชื่อมต่อที่เข้ารหัส จากที่ไหนก็ได้ การออกแบบนี้เองทำให้คำถามเรื่อง VPN Microsoft 365 ซับซ้อนกว่าที่เห็น VPN ไม่จำเป็นต่อการทำให้บริการใช้งานได้ และอาจเปลี่ยนความรู้สึกเรื่องความเร็วของบริการ ทั้งดีขึ้นหรือแย่ลง

บทความนี้พูดถึงประสิทธิภาพและการตัดสินใจเรื่องการตั้งค่า เราไม่ลงลึกเรื่องการโทรและการประชุม ซึ่งเป็นปัญหาเครือข่ายอีกแบบ และไม่ทวนคำแนะนำทั่วไปเรื่องทำงานระยะไกลที่อยู่ใน คู่มือ VPN สำหรับทำงานระยะไกล แต่จะโฟกัสว่า VPN เปลี่ยนเส้นทางไปยังเซิร์ฟเวอร์ของ Microsoft อย่างไร แอปไหนรู้สึกได้มากที่สุด และมีเช็กลิสต์แก้อาการอืด

เมื่อ VPN มาอยู่กลางเส้นทาง อะไรเปลี่ยนไป

เมื่อไม่มี VPN แล็ปท็อปของคุณเชื่อมต่อผ่านผู้ให้บริการอินเทอร์เน็ตไปยังจุดเข้าของ Microsoft ที่มักเรียกว่า front door ซึ่งอยู่ใกล้คุณ Microsoft 365 มีจุดเข้าแบบนี้กระจายอยู่ทั่วโลก และ DNS มีส่วนช่วยเลือกว่าคุณจะไปถึงจุดไหน

เมื่อมี VPN เส้นทางกลายเป็น แล็ปท็อป ไปยังเซิร์ฟเวอร์ VPN แล้วจึงไปยัง Microsoft มี 3 อย่างที่เปลี่ยนได้

1. ระยะทาง เซิร์ฟเวอร์ VPN อาจอยู่ใกล้หรือไกลจากคุณ เซิร์ฟเวอร์ที่ไกลเพิ่มความล่าช้าให้ทุกการไป-กลับ แนวคิดนี้อธิบายไว้ใน ความหน่วงของ VPN
2. ที่อยู่ที่ Microsoft มองเห็น Microsoft เห็นที่อยู่ของเซิร์ฟเวอร์ VPN ไม่ใช่ที่อยู่บ้านหรือออฟฟิศของคุณ ซึ่งมีผลต่อการประเมินความเสี่ยงตอนล็อกอิน และบางครั้งต่อจุดเข้าประจำภูมิภาคที่คุณถูกส่งไป
3. ความจุของลิงก์ VPN การอัปโหลดและดาวน์โหลดไฟล์ใหญ่ต้องแบ่งความจุของเซิร์ฟเวอร์ VPN กับผู้ใช้คนอื่น

ทั้งหมดนี้ไม่ใช่ข้อบกพร่อง แต่เป็นราคาของการเพิ่มหนึ่งช่วงทาง ถ้าช่วงนั้นสั้นและมีทรัพยากรพอ คุณอาจไม่รู้สึก แต่ถ้ายาว ผลจะเห็นเร็วในแอปที่ส่งคำขอเล็ก ๆ จำนวนมาก

แอป Microsoft 365 ตัวไหนรู้สึกถึง VPN มากที่สุด

แต่ละแอปใช้เครือข่ายต่างกัน จึงรู้สึกต่างกัน

แอปหรืองาน	วิธีใช้เครือข่าย	ความรู้สึกเมื่อต้องอ้อมผ่าน VPN
Outlook ที่เก็บอีเมลแคชในเครื่อง	ดาวน์โหลดอีเมลเบื้องหลัง แสดงสำเนาในเครื่อง	ส่วนใหญ่ปกติ อีเมลใหม่มาช้าลงเล็กน้อย
Outlook ที่ไม่ใช้แคช หรืออีเมลบนเว็บ	ดึงทุกข้อความและผลค้นหาสด ๆ	เปิดช้าลง ค้นหาช้าลง
การซิงก์ OneDrive	ย้ายไฟล์ทั้งไฟล์เบื้องหลัง	ช้าตอนซิงก์ครั้งแรกที่ไฟล์ใหญ่ นอกนั้นคงที่
หน้า SharePoint	โหลดทรัพยากรเล็ก ๆ จำนวนมากต่อหน้า	อืดชัดเจนถ้าเส้นทางยาว
Word Excel PowerPoint บนเบราว์เซอร์	คำขอบันทึกอัตโนมัติและแก้ร่วมกันจำนวนมาก	หน่วงเมื่อหลายคนแก้พร้อมกัน
แอป Office บนเครื่องที่เปิดไฟล์จากคลาวด์	ดาวน์โหลดไฟล์ แล้วซิงก์การแก้ไข	ล่าช้าตอนเปิดไฟล์ใหญ่
การโทรและประชุมใน Teams	เสียงและวิดีโอแบบเรียลไทม์	ไวที่สุดต่อความหน่วง การสูญหาย และ jitter

รูปแบบนั้นเรียบง่าย งานที่ไป-กลับเล็ก ๆ หลายครั้งเจอปัญหาจากระยะทาง งานที่ย้ายไฟล์ใหญ่ไฟล์เดียวสนใจแบนด์วิดท์มากกว่า ส่วนการโทรเรียลไทม์สนใจทั้งสองอย่างและความเสถียร นี่คือเหตุที่ VPN ที่ใช้กับอีเมลแล้วรู้สึกดี อาจรู้สึกแย่กับ SharePoint หรือการประชุม

DNS และผลของจุดเข้าที่ใกล้ที่สุด

เหตุผลเงียบ ๆ ข้อหนึ่งที่ Microsoft 365 ช้าเมื่อผ่าน VPN คือ DNS เมื่ออุปกรณ์ค้นหาชื่อของ Microsoft คำตอบมักขึ้นกับว่าคำถามดูเหมือนมาจากที่ไหน ถ้า VPN จัดการการค้นหา DNS ของคุณด้วย เนมเซิร์ฟเวอร์จะเห็นตำแหน่งของ VPN และอาจส่งคุณไปยังจุดเข้าที่ใกล้เซิร์ฟเวอร์ VPN แทนที่จะใกล้ตัวคุณ

ถ้าเซิร์ฟเวอร์ VPN อยู่ภูมิภาคเดียวกับคุณ ก็ไม่เป็นไร แต่ถ้าอยู่ไกลและอุปกรณ์ไปต่อกับจุดเข้าใกล้เซิร์ฟเวอร์ที่ไกลนั้น เส้นทางจะเป็น คุณ ไปเซิร์ฟเวอร์ VPN ไปจุดเข้าของ Microsoft ที่ไกลออกไป แล้วจึงไปยังข้อมูลของคุณ คุณเพิ่มช่วงยาวโดยไม่ได้ตั้งใจ

เหตุนี้การจัดการ DNS จึงสำคัญไม่น้อยกว่าการกำหนดเส้นทางของอุโมงค์ บริษัทอาจตั้ง split DNS ให้ชื่อภายในใช้ตัวแก้ชื่อของบริษัท ส่วนชื่อของ Microsoft ใช้ตัวแก้ชื่อสาธารณะ ตามที่อธิบายใน split DNS ผู้ใช้ส่วนตัวมักเปลี่ยนเรื่องนี้ไม่ได้ แต่เลือกตำแหน่ง VPN ที่ใกล้กว่าได้ ซึ่งเป็นวิธีแก้ในทางปฏิบัติ ถ้าอยากรู้ว่า DNS คืออะไร บทความแนะนำ DNS ของ Cloudflare อ่านเข้าใจง่าย

VPN ของนายจ้าง กับ VPN ส่วนตัว

คำแนะนำที่ถูกต้องขึ้นกับว่าเป็น VPN ของใคร

ถ้านายจ้างจัด VPN ให้ เส้นทางเป็นการตัดสินใจของบริษัท หลายองค์กรใช้ split tunneling ให้ทราฟฟิกหลักของ Microsoft 365 ออกอินเทอร์เน็ตโดยตรง ส่วนระบบภายในผ่าน VPN เพราะการส่งทราฟฟิกคลาวด์ปริมาณมากผ่านเกตเวย์ของบริษัทอาจสร้างคอขวด คำแนะนำด้านเครือข่ายที่ Microsoft เผยแพร่เองจัดทราฟฟิกเป็นหมวด และกล่าวถึงการปฏิบัติกับหมวดที่ไวต่อความหน่วงที่สุดต่างออกไป ให้อ่านฉบับล่าสุดแทนที่จะพึ่งบทสรุป ในฐานะพนักงาน คุณไม่ควรเปลี่ยนเรื่องนี้เอง ถ้า Microsoft 365 ช้าเฉพาะตอนต่อ VPN ให้แจ้งไอทีพร้อมรายละเอียดตามหัวข้อแก้ปัญหาด้านล่าง

ถ้าคุณใช้ VPN ส่วนตัว คุณเลือกเองว่าจะเปิดหรือไม่ Microsoft 365 เข้ารหัสการเชื่อมต่ออยู่แล้ว VPN ส่วนตัวจึงเพิ่มการปกป้องเป็นหลักจากเครือข่ายท้องถิ่น เช่น Wi-Fi โรงแรมหรือคาเฟ่ และจากผู้ดูแลเครือข่ายนั้นที่เห็นว่าคุณติดต่อบริการไหน ว่าคุ้มกับความช้าเล็กน้อยหรือไม่เป็นการตัดสินใจของคุณ VPN ธุรกิจกับ VPN ส่วนตัว อธิบายว่าทำไมไม่ควรสับสนทั้งสองอย่าง และทำไม VPN ส่วนตัวไม่ให้คุณเข้าถึงระบบภายในของนายจ้าง

ถ้าใช้ทั้งสองอย่าง การเปิด VPN ส่วนตัวขณะต่อ VPN ของนายจ้างมักทำให้เป็นโซ่ที่ช้าและอาจทำให้การตรวจความปลอดภัยสับสน นโยบายของนายจ้างบางแห่งห้ามไว้ ควรถามก่อนใช้ร่วมกัน

ตัวอย่างจริง ที่ปรึกษากับไลบรารีไฟล์ใหญ่

พริยาเป็นที่ปรึกษาอิสระ เธอใช้ Microsoft 365 สำหรับอีเมล ไลบรารี SharePoint ที่ใช้ร่วมกับลูกค้าขนาดราว 4 GB และ Word สำหรับรายงาน เธอทำงานที่บ้าน คาเฟ่ และบางครั้งที่โคเวิร์กกิ้งสเปซ

ที่บ้านกับเราเตอร์ของตัวเอง เธอไม่ใช้ VPN ทุกอย่างเร็ว ทั้งอีเมล ไลบรารี และเอกสาร

ที่คาเฟ่ เปิด VPN เซิร์ฟเวอร์ใกล้ เธอเลือกตำแหน่ง VPN ในภูมิภาคเดียวกัน อีเมลและเอกสารรู้สึกเหมือนอยู่บ้าน ไลบรารี SharePoint เปิดช้ากว่าครึ่งวินาที ซึ่งเธอแทบไม่สังเกต

ที่คาเฟ่ เปิด VPN เซิร์ฟเวอร์ไกล เธอเลือกตำแหน่งไกลตามความเคยชิน การค้นหาอีเมลใช้เวลาหลายวินาที หน้า SharePoint ค้างขณะโหลดส่วนประกอบ และเอกสารที่บันทึกใน Word ใช้เวลายืนยันนานขึ้นชัดเจน เธอไม่ได้ทำอะไรผิดในแง่ความปลอดภัย แต่เพิ่มช่วงทางที่ยาว

สิ่งที่เธอเปลี่ยน เธอเลือกตำแหน่งที่ใกล้ที่สุดในแอป VPN เปิดไฟล์ตามต้องการใน OneDrive เพื่อไม่ให้ไลบรารี 4 GB ดาวน์โหลดทั้งหมดในครั้งเดียว และตรวจว่าแอปอีเมลใช้แคชในเครื่อง ความอืดลดลงเหลือระดับเดียวกับเซิร์ฟเวอร์ใกล้ ขณะที่ยังได้การปกป้องของ VPN บนเครือข่ายคาเฟ่

ตัวอย่างนี้เป็นภาพประกอบ ไม่ใช่การวัดจริง สิ่งที่เป็นประโยชน์คือรูปแบบ ระยะทางก่อน แล้วแคช แล้วจึงเป็นเรื่องอื่น

เช็กลิสต์การตั้งค่าเพื่อให้ลื่นขึ้น

ทำตามลำดับ และหยุดเมื่อปัญหาหาย

1. เลือกตำแหน่ง VPN ที่ใกล้ที่สุด ช่วยได้มากกว่าการเปลี่ยนอย่างอื่นอย่างเดียว
2. เทียบกับตอนปิด VPN บนเครือข่ายที่ไว้ใจได้ ทดสอบงานเดียวกันทั้งเปิดและปิด VPN ถ้ายังช้า VPN ไม่ใช่สาเหตุ
3. เปิดการแคชในเครื่องของแอปอีเมล กล่องจดหมายที่แคชมีสำเนาในเครื่อง หลายการกระทำจึงไม่ต้องรอเครือข่าย
4. ใช้ไฟล์ตามต้องการใน OneDrive ไฟล์แสดงอยู่ในโฟลเดอร์แต่ดาวน์โหลดเมื่อเปิด ช่วยเลี่ยงการซิงก์ครั้งแรกขนาดใหญ่ผ่านเส้นทางช้า
5. ซิงก์ไลบรารีให้น้อยลง เลือกเฉพาะโฟลเดอร์ที่ใช้งาน
6. จัดการถ่ายโอนไฟล์ใหญ่ตอนเครือข่ายว่าง การอัปโหลดใหญ่ผ่านเซิร์ฟเวอร์ VPN ที่คนใช้เยอะจะช้ากว่าตอนเย็น
7. รีสตาร์ทแอปหลังเปลี่ยนตำแหน่ง VPN หรือเครือข่าย บางแอปคงการเชื่อมต่อเก่าไว้
8. อัปเดตแอปและไคลเอนต์ VPN เวอร์ชันเก่าอาจทำงานไม่มีประสิทธิภาพ
9. ตรวจ Wi-Fi เอง สัญญาณอ่อนดูเหมือนปัญหา VPN ถ้ามีปัญหาทั่วไป ทำไม VPN ช้า พาตรวจพื้นฐานทีละขั้น
10. ลองเปลี่ยนเครือข่าย ใช้ข้อมูลมือถือเพื่อแยกว่า Wi-Fi ไม่ดีหรือเส้นทาง VPN ไม่ดี

การเข้าสู่ระบบ การแจ้งเตือนตำแหน่ง และความปลอดภัย

การเข้าสู่ระบบคืออีกจุดที่เห็น VPN ได้ชัด บัญชี Microsoft 365 มักได้รับการปกป้องด้วยการตรวจสอบที่ดูว่าการเข้าสู่ระบบมาจากไหนและดูปกติหรือไม่ การต่อผ่าน VPN ทำให้ตำแหน่งที่ปรากฏเปลี่ยน บางครั้งข้ามประเทศ ซึ่งอาจทำให้เกิด

• คำขอให้ยืนยันเพิ่ม
• อีเมลหรือการแจ้งเตือนเรื่องการเข้าสู่ระบบที่ไม่คุ้นเคย
• ในองค์กรที่นโยบายเข้มงวด จะถูกบล็อกจนกว่าการเข้าสู่ระบบจะมาจากเครือข่ายที่อนุมัติ

สิ่งเหล่านี้ไม่ใช่ข้อผิดพลาด แต่เป็นบัญชีที่ปกป้องตัวเอง ให้ตอบสนองด้วยการยืนยันหลายขั้นตอนตามปกติ ยืนยันว่าการแจ้งเตือนเป็นของคุณ และไม่อนุมัติคำขอที่คุณไม่ได้เริ่ม เพราะคำขอที่ไม่คาดคิดอาจหมายถึงมีคนอื่นรู้รหัสผ่านของคุณ คำแนะนำเรื่องการยืนยันหลายขั้นตอนของ CISA อธิบายว่าทำไมชั้นป้องกันนี้สำคัญกว่าเครือข่ายที่คุณใช้ ถ้าองค์กรบล็อกการเข้าสู่ระบบจากที่อยู่ของ VPN อย่าหาทางอ้อม ให้คุยกับไอทีเรื่องเส้นทางที่ได้รับอนุมัติ

ข้อมูลที่ควรเก็บก่อนติดต่อไอที

ถ้า Microsoft 365 ช้าเฉพาะตอนเปิด VPN ช่วยทีมไอทีด้วยการเก็บข้อเท็จจริงเหล่านี้

• แอปไหน งานอะไร เช่น เปิดอีเมล ค้นหา หน้า SharePoint หรือซิงก์ไฟล์
• ใช้ตำแหน่ง VPN ไหน และไกลจากคุณแค่ไหน
• ช้าไหมบนเครือข่ายอื่น เช่น ข้อมูลมือถือ
• เวลาที่เกิดปัญหา เพื่อให้ตรวจบันทึกได้
• ช้าตลอดหรือเฉพาะบางช่วงของวัน
• ตัวเลขคร่าว ๆ เช่น "หน้าที่โหลด 2 วินาทีตอนปิด VPN ใช้ 10 วินาทีตอนเปิด"

ข้อมูลที่แม่นยำลดการเดา และช่วยไม่ให้ถูกบอกให้รีสตาร์ทแล็ปท็อปทั้งที่เป็นปัญหาการกำหนดเส้นทาง

ความผิดพลาดและข้อจำกัด

• เลือกตำแหน่ง VPN ตามความเคยชินแทนระยะทาง
• คิดว่าต้องมี VPN เพื่อปกป้อง Microsoft 365 ทั้งที่บริการเข้ารหัสการเชื่อมต่ออยู่แล้ว
• โทษ VPN ทั้งที่จริงคือสัญญาณ Wi-Fi อ่อน
• ซิงก์ไลบรารีที่ใช้ร่วมกันทุกอันแบบเต็มผ่านเส้นทางช้า
• ใช้ VPN ส่วนตัวร่วมกับ VPN ของนายจ้างโดยไม่ตรวจนโยบาย
• อนุมัติคำขอเข้าสู่ระบบที่ตัวเองไม่ได้เริ่ม
• เชื่อว่า VPN จะหยุดอีเมลฟิชชิงที่เข้ามาในกล่องจดหมาย มันไม่ช่วย และ แนวทางงานระยะไกลของ NIST เน้นความสะอาดของบัญชีและการอัปเดตอุปกรณ์ด้วยเหตุนี้
• คาดว่า VPN จะข้ามกฎความปลอดภัยของนายจ้างหรือสถานที่ที่องค์กรเลือกจำกัดไว้

สรุป

Microsoft 365 ทำงานผ่านอินเทอร์เน็ตทั่วไปและไม่ต้องใช้ VPN เพื่อให้ใช้งานได้ VPN เพิ่มหนึ่งช่วงทาง ผลขึ้นกับความยาวของช่วงนั้น วิธีที่ DNS พาคุณไป และแอปที่ใช้ อีเมลที่มีแคชในเครื่องทนได้ดี ส่วน SharePoint และการโทรสดไม่ทน ให้เลือกตำแหน่งที่ใกล้ที่สุด ใช้แคชและไฟล์ตามต้องการ และทำตามนโยบายของนายจ้างถ้าเขาเป็นผู้จัด VPN ให้ และคาดว่าจะเจอการขอยืนยันเพิ่มเมื่อตำแหน่งที่ปรากฏเปลี่ยน

ถ้าคุณต้องการ VPN ส่วนตัวสำหรับเครือข่ายคาเฟ่ โรงแรม หรือการเดินทาง ดูหน้าราคาได้ตามสะดวก